Entre de muchas de las pequeñas empresas ahí afuera, pocos están usando métodos antiguos para mantener sus registros. Las razones de esto pueden variar. El dueño puede estar muy atado a usar copias impresas para almacenar información, la empresa puede haber invertido mucho en almacenar información en copias impresas en el pasado y puede dudar al desinvertir en ello o el negocio puede sencillamente tener dificultades para avanzar a adoptar nuevas tecnologías. Hay algunas buenas razones que tal vez usted quiera considerar al usar software de gestión documental.
Estas son:
- Mejor seguridad
- Fácil recuperación de datos
- Fácil copias de seguridad
Una de las razones por la cual los pequeños negocios dudan de hacer la conversión hacia registros electrónicos es seguridad. Esto es comprensible. Hay seguramente muchas historias en las noticias sobre grupo de hackers o de individuos entrando a los datos de negocios para explotarlos por razones cualesquiera. El software de gestión documental sin embargo, es bastante seguro. 
Una de las estrategias de seguridad que el software de gestión documental utiliza para proteger datos de ser robados o accedidos es encriptación. En términos más simples, encriptación sencillamente significa poner algo en código, básicamente. La encriptación forma una capa alrededor de los datos, que requiere credenciales para descifrar. Sin esas credenciales, es virtualmente imposible entrar a los datos.
Recuperar y hacer backup son también cosas importantes a considerar si el software de gestión documental es algo que usted está contemplando. Recuperar archivos cuando usted cuenta con un producto de software documental es sumamente fácil. No tiene que buscar a través de archivos impresos y lo mejor de todo es que no tiene que mantener esos archivos impresos en su oficina, ocupando espacio.
Hacer copias de seguridad de sus archivos esencialmente significa hacer fotocopias. Por supuesto, esto significa que en primer lugar usted tendrá que duplicar los costos de los materiales involucrados en generar esos archivos. También significa que tendrá que duplicar el espacio requerido para mantener esos archivos al alcance de su mano. El software de gestión documental permite que usted tome ventaja del hecho de que hacer copias de información digital es fácil y barato. Sus documentos son respaldados como cualquier otro dato y su software de gestión documental le permite el acceso a ellos cuando usted lo necesite.
Software de gestión documental puede hacer mucho más fácil manejar pequeños negocios y/o empresas, incluso si ese negocio estuvo usando documentación en papel por mucho tiempo. Hay muy poco de aprendizaje involucrado y, una vez que se acostumbre a él, descubrirá que el software de gestión documental hace muchas tareas muchísimo más fácil.